Privacy statement

Orcon is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. Orcon respecteert de privacy van haar (potentiële) opdrachtgevers, leveranciers en websitebezoekers. Zij vindt een goede omgang met persoonsgegevens dan ook van groot belang. Orcon draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u aan haar verstrekt, vertrouwelijk en in overeenstemming met geldende wetgeving wordt behandeld.

Dit doet zij onder andere door zich te houden aan de wettelijke kaders die de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet biedt. Het moet voor u als betrokkene namelijk inzichtelijk zijn in hoeverre en op welke manier uw persoonsgegevens op een rechtmatige manier worden verwerkt. Voor het bereiken van het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, wordt een inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van u als betrokkene zoveel mogelijk beperkt. Er zullen niet meer persoonsgegevens worden verzameld dan strikt noodzakelijk. Ook zullen de gegevens niet langer dan noodzakelijk worden bewaard.

Orcon draagt er zorg voor dat persoonsgegevens voldoende worden beveiligd. Om verlies, misbruik, en onrechtmatige verwerkingen te voorkomen worden passende technische en organisatorische maatregelen genomen. Deze zijn afgestemd op het risico van de verwerking. Mocht u vragen hebben over de beveiliging van uw persoonsgegevens of hebt u het idee dat gegevens niet goed beveiligd zijn neem dan contact met Orcon op via info@orcon.nl.

Orcon B.V.
Landjuweel 25
3905 PE Veenendaal
Kamer van Koophandel nummer: 09083166

VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS

Website, sociale media, email, contactformulier en nieuwsbrief
Bij het bezoeken van de website worden het gebruikte IP-adres, het besturingssysteem, en gebruikte internetbrowser verstrekt. Het IP-adres kan worden aangemerkt als een persoonsgegeven en zal worden gebruikt om cyberaanvallen af te houden, dit is een gerechtvaardigd belang.

Daarnaast worden de persoonsgegevens verwerkt die u actief aan Orcon verstrekt per e-mail of door het invullen van het contactformulier. Orcon vraagt u uw bedrijfsnaam, naam, adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres. Hiermee verleent u aan ons toestemming om over het betreffende onderwerp contact op te nemen of wellicht uitvoering te geven aan een bestaande overeenkomst.

U kunt ook 24/7 contact opnemen via een bericht op sociale media. Uw profiel is zichtbaar indien u aan Orcon een bericht toezendt, haar volgt, reageert, iets leuk vindt of deelt.

Op de website kunt u zich inschrijven voor een nieuwsbrief. Door een bedrijfsnaam, naam en emailadres in te vullen verleent u aan Orcon toestemming om een nieuwsbrief toe te zenden.

Bent u klant dan kan het zijn dat u een nieuwsbrief zal ontvangen met haar dienstverlening. Dit zal in het kader van direct marketing gerechtvaardigd zijn. Onderaan iedere nieuwsbrief treft u een hyperlink waarmee u zich eenvoudig kunt uitschrijven voor ontvangst van de nieuwsbrief.

Potentiële klanten
Mocht u nog geen klant zijn dan kan het toch zijn dat Orcon contact met u opneemt. Zij neemt hierbij de regelgeving van de AVG, maar ook Telecommunicatie in acht. Als Orcon een tip van een leverancier of andere klant binnen krijgt om u eens te bellen, zal zij aan diegene vragen of u als potentiële klant op de hoogte bent van het feit dat Orcon u kan berichten en hiermee content bent. Orcon zal dan uw bedrijfsnaam, adresgegevens, naam, functie, emailadres en telefoonnummer noteren. Het kan ook zijn dat Orcon op de website van uw organisatie gegevens vermeld zien staan en deze gebruikt om contact met u op te nemen. Orcon zal indien zij geen toestemming heeft niet vragen naar een specifiek persoon, maar bijvoorbeeld naar de betreffende afdeling die op de website staat vermeld. U zult van Orcon geen nieuwsbrief ontvangen indien u hier geen toestemming voor heeft verleend of bestaande klant van Orcon bent.

Bezoekersregistratie
Als u bij Orcon op bezoek komt registreert zij uw bedrijfsnaam, naam, telefoonnummer, contactpersoon binnen Orcon, datum en tijdstip. Dit doet Orcon zodat zij weet wie er op dat moment binnen is in geval van een calamiteit.

Dienstverlening
Orcon is een vooruitstrevende partner binnen ventilatiesystemen. Om haar werkzaamheden op een zo goed mogelijke manier te verrichten heeft zij de volgende gegevens nodig:

  • bedrijfsnaam
  • adresgegevens
  • telefoonnummer
  • e-mailadres
  • naam, e-mailadres en telefoon contactpersoon
  • KvK nummer
  • BTW nummer

Tevens zal zij om een afleveradres vragen. Deze kan anders zijn dan uw factuuradres. Orcon zal uw ook vragen naar een naam, telefoonnummer en emailadres van een persoon die op het afleveradres de goederen (na installatie) in ontvangst neemt. Ook vraagt Orcon de ontvanger om een handtekening.

Deze gegevens heeft Orcon nodig om op een juiste manier uitvoering aan de overeenkomst te geven, een bezoek te brengen en eventuele klachten op te lossen.

Door een betaling aan Orcon te doen verstrekt u als klant uw bankgegevens, inclusief tenaamstelling aan de betreffende bank en aan daarmee dus ook aan Orcon.

Webshop
U kunt zowel als particulier als organisatie een bestelling plaatsen in de webshop van Orcon. Er wordt gevraagd naar uw (bedrijfs)naam, adres- en contactgegevens. Hebt u al eerder besteld of wilt u een account aanmaken dan kunt u inloggen met een gebruikersnaam en wachtwoord.

U betaalt uw producten met IDEAL en verstrekt daarmee als klant uw bankgegevens, inclusief tenaamstelling aan IDEAL, de betreffende bank en aan daarmee dus ook aan Orcon.

(Potentiële) leveranciers
Orcon heeft ook contact met leveranciers. Orcon heeft van deze leveranciers de bedrijfsnaam, adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres en naam, e-mailadres en telefoonnummer van de betreffende contactpersoon. Deze persoonsgegevens zijn rechtmatig verkregen door toestemming die expliciet is gegeven of de uitvoering van de overeenkomst die met de betreffende leverancier is gesloten.

Om facturen te voldoen aan de leveranciers verstrekt de leverancier aan Orcon een factuur met daarop de bedrijfsnaam, adresgegevens, KvK nummer, BTW nummer en bankgegevens, dit op basis van de overeenkomst en wettelijke verplichtingen die hiertoe bestaan.

Als er een rekening dient te worden betaald, dan zal de leverancier een factuur verzenden met de bovenstaande gegevens, en bankrekeningnummer tenaamstelling, kvknummer en btwnummer.

Cameratoezicht
Cameratoezicht binnen Orcon dient als doel om diefstal en beschadiging van eigendommen tegen te gaan. Daarnaast vindt Orcon het belangrijk om medewerkers en bezoekers te beschermen. Dit zijn voor Orcon gerechtvaardigde redenen om het gebruik van camera’s te verantwoorden. Orcon is van mening dat het cameratoezicht noodzakelijk is voor de te bereiken doelen. Dat wil zeggen dat zij het doel niet op een andere minder ingrijpende manier voor de privacy kunnen bereiken.

DOELEINDEN VERWERKING

Orcon verwerkt deze persoonsgegevens om:

  • in contact te kunnen treden;
  • werkzaamheden in het kader van gesloten overeenkomsten uit te voeren;
  • nieuwsbrieven te versturen;
  • betalingen te verrichten en te ontvangen;
  • om u zo goed mogelijk van dienst te zijn;
  • het verrichten van de administratie en boekhoudkundige verplichtingen;
  • het beveiligen en verbeteren van de website en dienstverlening van Orcon;
  • bezoekers te registreren in het kader van de veiligheid;
  • camera toezicht te verrichten in het kader van de veiligheid;
  • het voldoen van eventuele andere wettelijke verplichtingen (waaronder fraudeonderzoek).

U dient er bewust van te zijn dat Orcon zonder contactgegevens niet met u in contact kan treden. Tevens kan Orcon zonder persoonsgegevens die belangrijk zijn voor de betreffende dienstverlening geen goede uitvoering geven aan de overeenkomst.

RECHTEN VAN BETROKKENEN

U hebt het recht om persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen.
Daarnaast hebt u het recht om eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Orcon en hebt u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij Orcon in bepaalde gevallen een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

Mocht er echter een wettelijke verplichting bestaan tot het bewaren van gegevens dan is Orcon hieraan gehouden.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar EMAILADRES. Mocht u hierover vragen hebben dan kunt u ook contact opnemen met NAAM door te bellen TELEFOONNUMMER. Orcon reageert zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken, op uw verzoek.

Mocht u niet tevreden zijn over de verwerking van uw persoonsgegevens dan kunt u natuurlijk ook contact met Orcon opnemen. Zij vindt het belangrijk om samen met u tot een oplossing te komen. Ook kunt u terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens (Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag).

BEWAREN PERSOONSGEGEVENS

Orcon bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld.

Mocht u bijvoorbeeld contact met Orcon hebben opgenomen via email, sociale media of het contactformulier dan zullen de benodigde persoonsgegevens, indien u geen klant of leverancier bij Orcon bent of wordt of u toestemming heeft gegeven om in het systeem te worden opgenomen, worden verwijderd als uw vraag is beantwoord.

Het IP-adres ter beveiliging van de website, zal worden bewaard zolang dit nodig is voor deze beveiliging.

Wanneer u zich uitschrijft voor nieuwsbrieven zullen uw persoonsgegevens die hieraan gerelateerd zijn uiterlijk aan het eind van de desbetreffende maand uit het systeem worden verwijderd. U zult per direct geen nieuwsbrieven meer ontvangen. Indien u klant of leverancier bent/ was kunnen er andere verplichtingen zijn om (een gedeelte van) de persoonsgegevens te bewaren.

Orcon is vanuit wetgeving verplicht om bepaalde (persoons)gegevens te bewaren. Zo bestaat er een bewaartermijn van 7 jaar op basisgegevens van Orcon zoals een grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, verkoopadministratie en e-mails die betrekking hebben op de bedrijfsvoering.

Hieronder vallen onder andere geaccordeerde offertes, orders, facturen en e-mails.

Inloggegevens worden verwijderd als u een verzoek doet om geen gebruik meer te willen maken van de webshop.

Afleveradressen en contactgegevens zullen worden verwijderd als dit niet meer noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening.

Als het gaat om potentiële klanten dan zullen bedrijfsnaam, adresgegevens en telefoonnummer en eventueel naam, telefoonnummer en e-mailadres contactpersoon zullen worden verwijderd als de potentiële klant aangeeft niet meer in het systeem te willen worden opgenomen. Offertes die niet geaccordeerd zijn zullen maximaal een jaar worden bewaard.

Als het gaat om potentiële leveranciers, dan zullen bedrijfsnaam, adres en contactgegevens en naam, telefoonnummer en e-mailadres van contactpersoon worden verwijderd als er geen overeenkomst wordt gesloten, tenzij zij toestemming verlenen om in het systeem te worden opgenomen. Deze toestemming wordt bijvoorbeeld verleend bij het verstrekken van een visitekaartje.

Als er een overeenkomst wordt gesloten met leveranciers worden deze gegevens en ook adres bewaard voor zo lang de overeenkomst standhoudt, rekening houdend met de fiscale bewaarplicht. Deze is ook van toepassing op gegevens die in de factuur vermeld staan zoals naam, adres, bankrekeningnummer, tenaamstelling, KvK-nummer en BTW-nummer.

Met betrekking tot camerabeelden mag Orcon de camerabeelden niet langer bewaren dan noodzakelijk is. De richtlijn hiervoor is maximaal 4 weken. Maar is er een incident vastgelegd? Dan mag Orcon de betreffende beelden bewaren tot dit is afgehandeld.

Bezoekersregistratie zal maximaal 1 week worden bewaard.

DELEN VAN PERSOONSGEGEVENS

Persoonsgegevens worden soms door meerdere partijen ontvangen. Orcon deelt deze persoonsgegevens enkel wanneer dit nodig is voor de uitvoering van overeenkomst, zij daartoe verplicht is op grond van de wet of een gerechtelijke uitspraak, hiertoe toestemming bestaat of er sprake is van een gerechtvaardigd bedrijfsbelang.

Tussen Orcon en deze derde partijen wordt een overeenkomst gesloten om afspraken te maken hoe om te gaan met uw persoonsgegevens. Deze afspraken worden schriftelijk vastgelegd en er zal door Orcon worden toegezien op de naleving daarvan. Wanneer Orcon uw gegevens aan een derde verstrekt, zorgt zij er o.a. voor dat uw gegevens niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Ook komt Orcon hierin overeen dat uw gegevens worden verwijderd zodra ze niet meer nodig zijn.

WIJZIGING

Deze privacyverklaring kan door Orcon worden aangepast. Nieuwe versies worden altijd op de website gepubliceerd. Orcon raadt u daarom aan om deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat u op de hoogte blijft van wijzigingen.

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 16 april 2020.

Contact Us

We're not around right now. But you can send us an email and we'll get back to you, asap.

Not readable? Change text. captcha txt
0